En résumé
Un logiciel de gestion commerciale est pensé pour suivre des clients, faire des devis et des factures, et piloter une activité commerciale. Un back-office e-commerce est pensé pour faire tourner une boutique en ligne : catalogue, commandes passées sur le site, stock, frais de port, étiquettes de transport, e-mails aux acheteurs. Quand l'essentiel des ventes passe par un site, c'est le second qui fait gagner du temps chaque jour ; quand l'essentiel passe par des devis et des rendez-vous, c'est le premier.
Deux familles d'outils qui ne répondent pas à la même question
Les logiciels de gestion commerciale répondent à la question « où en est chaque client, et qu'est-ce que je lui facture ? ». Ils excellent dans le suivi des prospects, les devis transformés en factures, les relances, les tableaux de bord commerciaux. Axonaut, Sellsy, EBP, Dolibarr ou Odoo en sont des exemples connus, chacun avec son positionnement.
Un back-office e-commerce répond à une autre question : « qu'est-ce que mon site vend, à quel prix, avec quel stock, et comment je l'expédie ? ». Il tient le catalogue que le site affiche, reçoit les commandes passées en ligne, décompte le stock, calcule les frais de port, prépare les étiquettes et envoie les e-mails à l'acheteur.
Le vrai coût : la double saisie
Le piège classique est d'avoir une boutique d'un côté et un logiciel de facturation de l'autre, sans lien entre les deux. Chaque commande du site est alors ressaisie à la main pour être facturée, le stock du site ne correspond plus au stock réel, et une erreur de prix se glisse tôt ou tard.
Avant de choisir, posez une seule question : « une commande passée sur mon site arrive-t-elle toute seule là où je facture, avec le bon client, les bons produits et la bonne TVA ? ». Si la réponse est non, vous paierez la différence en heures de saisie, chaque semaine.
Comment choisir, selon votre façon de vendre
VOUS VENDEZ SURTOUT EN LIGNE (boutique, retrait sur place, livraison) : partez d'un back-office e-commerce qui facture lui-même chaque commande. C'est l'outil que vous ouvrirez tous les jours.
VOUS VENDEZ SURTOUT SUR DEVIS (prestations, chantiers, B2B) : partez d'un logiciel de gestion commerciale. Une boutique en ligne n'est alors qu'un canal secondaire.
VOUS FAITES LES DEUX : vérifiez qu'un seul outil émet les factures, pour garder une seule numérotation, et que l'autre lui transmet ce qu'il faut sans ressaisie.
La facture électronique change la donne pour les deux
Avec la réforme de la facture électronique, l'outil qui facture doit produire des factures dans un format normalisé et passer par une plateforme agréée, et les ventes aux particuliers doivent être déclarées (e-reporting). Quel que soit votre choix, vérifiez que c'est bien l'outil qui émet vos factures qui sait le faire, sans export manuel.
C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons conçu Structure Hub, le back-office e-commerce que nous éditons : il se branche sur un site existant, reçoit ses commandes, facture chacune d'elles au format Factur-X et existe en version gratuite pour vendre et facturer.
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Le back-office dont parle ce guide, nous l'éditons
Structure Hub est notre logiciel de back-office e-commerce : commandes, factures électroniques, expéditions, encaissement et remboursements au même endroit. Il se branche sur le site que vous avez déjà, quel qu'en soit l'auteur — vous n'avez pas besoin de nous confier votre site pour l'utiliser. Version gratuite sans limite de durée, ou 59 € HT/mois pour la version complète — un mois d'essai sans carte bancaire.